Tagarchief: secretaresse

Directieassistent ziet vaak onethisch gedrag bij baas

Wangedrag Directieassistenten zien veel wangedrag aan de top, toont nieuw onderzoek. Erover praten kunnen ze vrijwel nooit.

Haar baas gedroeg zich nog maandenlang onvriendelijk, memoreert Ingrid de Jong-Kraal. Maar spijt had ze niet van haar besluit. Want een uitgebreid privéfeest organiseren op dagen die ze geacht werd te werken voor het bedrijf, dat kon hij toch eigenlijk niet van haar vragen? En dus had ze geweigerd en hem duidelijk gemaakt dat hij met zijn verzoek te ver was gegaan.

Dat De Jong-Kraal in haar functie als directieassistent met zo’n dilemma te maken kreeg, is niet erg uitzonderlijk. Dat ze tegen haar baas inging, des te meer. Die conclusies vloeien voort uit deze vrijdag gepubliceerde resultaten van onderzoek onder directieassistenten – of executive assistants zoals ze in het internationale bedrijfsleven meestal worden genoemd – uit 25 Europese landen, waaronder Nederland. Meer dan tweehonderd van hen, nagenoeg allemaal vrouwen en werkzaam bij overwegend grote ondernemingen en organisaties in allerlei sectoren, vulden vorig jaar anoniem een vragenlijst in over hun ervaringen in de top.

De studie – de eerste in zijn soort – werd opgesteld en begeleid door hoogleraren corporate governance Kees Cools (Tilburg) en Erik van de Loo (Insead). Maar het initiatief en de uitvoering lagen bij De Jong-Kraal en Brigit de Lange, die onlangs de website Dilemma-Assist zijn begonnen voor directieassistenten die worstelen met integriteitsdilemma’s. Want daar is veel te weinig aandacht voor, vinden zij. Jarenlang werkten ze als persoonlijk assistent van onder meer topbestuurders in bedrijfsleven en bij de overheid – lang genoeg om te weten dat wangedrag in raden van bestuur en de managementlagen direct daaronder regelmatig voorkomt.

Waarom hun bazen over de schreef gaan? De assistenten noemen gebrekkig normbesef en prestatiedruk

Desondanks zijn de uitkomsten „tamelijk schokkend”, vindt Cools. Bijna de helft (48 procent) van de respondenten gaf aan in de voorbije 12 maanden getuige te zijn geweest van wangedrag (‘misconduct’). In grofweg eenderde van de gevallen ging het om ‘verspilling, mismanagement of misbruik van bedrijfseigendommen’. „Dat kunnen bijvoorbeeld exorbitante hotelrekeningen of reisdeclaraties zijn”, zegt De Lange. Maar ook roekeloze investeringen, persoonlijke uitgaven met de zakelijke creditcard en privégebruik van kopieermachine of dienstauto vallen in deze categorie.

Ook relatief veelvoorkomend (14 procent): managers waarbij belangenverstrengeling optreedt. Verder zag een op de acht directieassistenten misbruik van vertrouwelijke informatie, was 6 procent getuige van manipulatie van kostenrapportages en vulden negen van de 204 respondenten in dat ze te maken hadden gekregen met omkoping of ‘onoorbare betalingen’.

De onderzoekers vroegen de directieassistenten ook waaróm zij dachten dat hun managers over de schreef gingen. Veel genoemde verklaring: gebrekkig normbesef (31 procent). Maar nog vaker (32,4 procent) gaven ze prestatiedruk als reden – letterlijk: „de druk om alles op alles te zetten om targets te halen”.

Die uitkomst komt overeen met een veel grotere Amerikaanse studie uit 2013 onder medewerkers in alle lagen van bedrijfsleven en overheid, uitgevoerd door KPMG. Cools, die naast zijn wetenschappelijke werk topbestuurders adviseert, is daarover niet verrast en pleit ervoor het sturen op targets zelfs helemaal af te schaffen. „Onderzoek toont keer op keer aan dat een sterk hiërarchische cultuur waarin targets dominant zijn, wangedrag in de hand werkt. Het is vergelijkbaar met topsport, ook daar zie je voortdurend de neiging om vals te spelen.”

Brigit de Lange herkent de hoogspanning aan de top. Vooral wanneer de directie zich weer eens voorbereidde op vergaderingen met de raad van commissarissen over de resultaten. „Eén grote stresshappening was dat altijd”, zegt ze. „Dan moesten de cijfers op het allerlaatste moment toch nog weer op een andere manier worden doorgerekend bijvoorbeeld.”

Omdat ik de FIOD meteen doorstuurde naar de bestuurskamer, kreeg ik achteraf het verwijt dat ik had moeten vertragen

Directieassistente, anoniem

Angst voor vergelding

Vraag is natuurlijk: wat doen directieassistenten als ze zien dat een manager integriteitsregels overtreedt? Meestal niets, zo blijkt. Slechts een kwart van de respondenten zegt er iets van wanneer ze rechtstreeks geconfronteerd worden met onethisch gedrag van hun baas. Meestal voelen ze zich niet veilig genoeg.

Dat is herkenbaar, zegt een directieassistent van een groot Nederlands bedrijf, die anoniem wil blijven om vrijuit te kunnen spreken. Ze vertelt dat ze in een van haar eerste weken in functie een vraag stelde over een vreemde declaratie van haar baas, die privékilometers opgaf als zakelijk. „Hij maakte direct duidelijk dat het de laatste keer was dat ik zo’n vraag had gesteld. Dan pas je in het vervolg wel op.”

Daarbij komt dat van directieassistenten verregaande loyaliteit en discretie wordt verwacht. En dat is ook begrijpelijk, vindt de directieassistent van het grote Nederlandse bedrijf, omdat je op die positie veel weet van een bestuurder, zowel privé als zakelijk. Ze noemt de verhouding tussen directeur en assistent daarom „de meest persoonlijke van alle werkrelaties”.

Maar soms botst loyaliteit met integriteit. Ze geeft nog een voorbeeld uit eigen ervaring. „Op een dag stond de FIOD plotseling aan mijn bureau. Omdat ik ze meteen doorstuurde naar de bestuurskamer, kreeg ik achteraf het verwijt dat ik had moeten vertragen.”

Een bezoek van de opsporingsdienst is zeldzaam. Maar met integriteitsdilemma’s in welke vorm dan ook krijgen vrijwel alle directieassistenten vroeg of laat te maken, zegt Ingrid de Jong-Kraal. Dat maakt de baan, hoewel „interessant en uitdagend”, ook eenzaam. „Wij zien alles, horen alles, weten veel. Maar het is heel moeilijk om er met anderen over praten.”

Bron: NRC.nl Joris Kooiman

Vijf tips voor goed agendabeheer

Als werving- en selectiebureau voor secretaresses heeft NLOffice in 2016 een goed jaar gedraaid, zo druk zelfs dat we even vergeten zijn om te bloggen. Bij deze vijf tips voor een optimaal agendabeheer 2017

  1. Overleg elke week met je leidinggevende.

De succesvolle secretaresses communiceren met hun managers en vragen om duidelijke afspraken. Is de omschrijving te vaag of snap je de betekenis van de actie niet, vraag het na, dan is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren.

  1. Inkopper: stel terugkerende afspraken in. Kijk ze wel regelmatig na, of alle betrokkenen nog betrokken zijn.
  1. Houd de agenda daar waar mogelijk flexibel, houd rekening met uitlopers, inmiddels weet je al vaak wel waar de knelpunten zitten.
  1. Zet deadlines in de agenda, de kans van slagen van acties is groter als er deadlines gehanteerd worden.
  1. Vergeet de reminders niet: zet to do’s in de agenda met een reminder, ook voor je eigen agenda.

Heb je nog aanvullingen? Dan horen we dat graag, altijd goed om van elkaar te leren.

 

 

Solliciteren en het Horn-effect

Solliciteren en het Horn-effect

In het vorige blog ging het over het Halo-effect bij een sollicitatie als secretaresse, dat je na de eerste indruk niets meer fout kunt doen en dat je allerlei kwaliteiten krijgt toegedicht die je misschien wel helemaal niet hebt. Het tegenovergestelde daarvan is het Horn effect, de term Horn is afgeleid van het Engelse duivelshoorn. Je voelt al dat dit niet goed gaat……

Het Horn-effect

Helaas geen goede eerste indruk
Helaas geen goede eerste indruk

Het Horn-effect is de vooringenomenheid op basis waarvan wij vooroordelen hebben over iemands karakter of geschiktheid voor de baan op basis van één enkele- of een gering aantal eigenschappen die wij observeren. Vervolgens gaan we volledig onbewust opzoek naar eigenschappen die onze eerste indruk en oordeel bevestigen.

Je kunt je dus voorstellen dat een sollicitant, na het maken van een slechte eerste indruk, eigenlijk nog maar weinig kans van slagen heeft. De cognitieve bias van de beoordelende persoon beïnvloed alle volgende indrukken die de sollicitant achterlaat in negatieve zin. Automatisch wordt er gezocht naar redenen waarom de slechte indruk de juiste was. Er wordt gezocht naar redenen waarom de kandidaat is niet geschikt: het Horn-effect. (bron sollicitatiedokter) 

Ai, ai

Wat zitten mensen dan toch simpel in elkaar, tenslotte is het met mij en de grootmoeder van mijn man toch ook  weer goed gekomen (zie vorige blog het Halo-effect), maar hoe zit dat dan? Ik maakte geen goede eerste indruk, maar zij had niet zoveel keus, ze moest wel met me door, want als je man zich nog door z’n oma laat beïnvloeden is er iets ernstigs mis, z’n moeder begrijpen we (misschien) nog wel. Bij een sollicitatie heb je dus geen schijn van kans als je geen goede eerste indruk maakt, want die kans krijg je maar een keer. Dus zorg voor een goed verzorgd uiterlijk, geen spijkerbroek, nette schoenen, niet te bloot en niet teveel make-up en parfum. Geef een hand en zeg vooral niet Hallo, daar is het met mij en grootmoeder misgegaan.

 

Solliciteren met het Halo-effect

Solliciteren met het Halo-effect

Er zijn tal van onderzoeken naar gedaan: als je mooi en slim bent krijg je eerder een baan. Dat weten we allemaal wel, maar wat als je nou niet zo mooi en slim bent? Kennis is macht, dus lees dit blog over het Halo-effect en gebruik het in je voordeel als je op zoek bent naar een nieuwe opdracht of baan als secretaresse.

Bhuda

Halo-effect

Ik heb van de oma, sorry, de grootmoeder van mijn man geleerd dat je nooit Hallo mag zeggen als je iemand voor de eerste keer ziet, dat was dus het verkeerde Hallo effect, maar daarover later meer. Wat is het Halo =heiligenkrans effect? De wetenschapper Edward Thorndike heeft hier al in 1920 onderzoek naar gedaan. Hij liet zien hoe mensen bij het waarnemen van een bepaalde kwaliteit geneigd zijn om hier allerlei andere kwaliteiten bij te bedenken. Door verschillende andere kwaliteiten te verbinden aan een gepercipieerde goede kwaliteit ontstaat er een vertekend beeld van de persoon in kwestie. Dus hoe graag we ook objectief over iemand zouden willen zijn, in feite kunnen we dat niet, want de eerste indruk heeft enorm effect hoe we iemand inschatten. Dit gaat niet alleen over de karakters van kandidaten maar ook over het uiterlijk en welke resultaten we van de kandidaat verwachten.

Dus bereid je goed voor op het sollicitatiegesprek voor een baan als secretaresse en office manager en zorg dat je er piekfijn uitziet. Overigens is het met mij en grootmoeder na deze eerste fatale Hallo ontmoeting wel weer goed gekomen.

 

Vijf tips om een rotdag op je werk te voorkomen

Je hebt er allemaal weleens last van, een manager die loopt te zeuren, een collega secretaresse die opgewekt doorpraat terwijl jij denkt nu effe niet. Of die vrouw die zo uit de hoogte tegen je doet. Je kunt dan twee dingen doen: de rotdag laten voor wat ie is en vroeg onder je dekbed kruipen of bedenken hoe je er toch iets positiefs van kan maken.

rotdag

Vijf tips om toch een leuke dag te hebben:

  1. Het ligt niet aan jou dat je collega’s zo moeilijk doen, ze hebben slecht geslapen of last van een of ander lichamelijk ongemak. Zoek de schuld niet bij jezelf, daar zijn vrouwen in het algemeen wat beter in dan mannen, dat van die schuld bij jezelf zoeken.
  2. Als je dan toch de schuld niet bij jezelf zoekt word je er dan van bewust dat je humeur wordt bepaald door de manier waarop jij met gebeurtenissen omgaat.
  3. Google eens ademhalingsoefeningen om te ontspannen, even tijd voor jezelf en heerlijk in en uit ademen.
  4. Ga even langs bij die collega waar je altijd zo blij van wordt, waar je mee kunt lachen en die je even lekker opbeurt.
  5. Denk aan de positieve kanten: ik kan goed sporten, ik heb een baan, ik heb veel leuke vrienden en volgende week een gezellig uitje.

Succes!

Gezond en energiek op het werk: hoe doe je dat na de vakantie?

Gezond en energiek op het werk, dat willen we allemaal. Het valt ook niet mee om na de vakantie weer in het ritme te komen. Intermediar kwam met tips van Whitson Gordon en die delen we graag. Want hoe kom je gezond en energiek je werkdag door zonder bij thuiskomst compleet gesloopt te zijn? En hoe doe je energie op om er weer lekker tegen aan te gaan? Continue reading