Blog

Directieassistent ziet vaak onethisch gedrag bij baas

Wangedrag Directieassistenten zien veel wangedrag aan de top, toont nieuw onderzoek. Erover praten kunnen ze vrijwel nooit.

Haar baas gedroeg zich nog maandenlang onvriendelijk, memoreert Ingrid de Jong-Kraal. Maar spijt had ze niet van haar besluit. Want een uitgebreid privéfeest organiseren op dagen die ze geacht werd te werken voor het bedrijf, dat kon hij toch eigenlijk niet van haar vragen? En dus had ze geweigerd en hem duidelijk gemaakt dat hij met zijn verzoek te ver was gegaan.

Dat De Jong-Kraal in haar functie als directieassistent met zo’n dilemma te maken kreeg, is niet erg uitzonderlijk. Dat ze tegen haar baas inging, des te meer. Die conclusies vloeien voort uit deze vrijdag gepubliceerde resultaten van onderzoek onder directieassistenten – of executive assistants zoals ze in het internationale bedrijfsleven meestal worden genoemd – uit 25 Europese landen, waaronder Nederland. Meer dan tweehonderd van hen, nagenoeg allemaal vrouwen en werkzaam bij overwegend grote ondernemingen en organisaties in allerlei sectoren, vulden vorig jaar anoniem een vragenlijst in over hun ervaringen in de top.

De studie – de eerste in zijn soort – werd opgesteld en begeleid door hoogleraren corporate governance Kees Cools (Tilburg) en Erik van de Loo (Insead). Maar het initiatief en de uitvoering lagen bij De Jong-Kraal en Brigit de Lange, die onlangs de website Dilemma-Assist zijn begonnen voor directieassistenten die worstelen met integriteitsdilemma’s. Want daar is veel te weinig aandacht voor, vinden zij. Jarenlang werkten ze als persoonlijk assistent van onder meer topbestuurders in bedrijfsleven en bij de overheid – lang genoeg om te weten dat wangedrag in raden van bestuur en de managementlagen direct daaronder regelmatig voorkomt.

Waarom hun bazen over de schreef gaan? De assistenten noemen gebrekkig normbesef en prestatiedruk

Desondanks zijn de uitkomsten „tamelijk schokkend”, vindt Cools. Bijna de helft (48 procent) van de respondenten gaf aan in de voorbije 12 maanden getuige te zijn geweest van wangedrag (‘misconduct’). In grofweg eenderde van de gevallen ging het om ‘verspilling, mismanagement of misbruik van bedrijfseigendommen’. „Dat kunnen bijvoorbeeld exorbitante hotelrekeningen of reisdeclaraties zijn”, zegt De Lange. Maar ook roekeloze investeringen, persoonlijke uitgaven met de zakelijke creditcard en privégebruik van kopieermachine of dienstauto vallen in deze categorie.

Ook relatief veelvoorkomend (14 procent): managers waarbij belangenverstrengeling optreedt. Verder zag een op de acht directieassistenten misbruik van vertrouwelijke informatie, was 6 procent getuige van manipulatie van kostenrapportages en vulden negen van de 204 respondenten in dat ze te maken hadden gekregen met omkoping of ‘onoorbare betalingen’.

De onderzoekers vroegen de directieassistenten ook waaróm zij dachten dat hun managers over de schreef gingen. Veel genoemde verklaring: gebrekkig normbesef (31 procent). Maar nog vaker (32,4 procent) gaven ze prestatiedruk als reden – letterlijk: „de druk om alles op alles te zetten om targets te halen”.

Die uitkomst komt overeen met een veel grotere Amerikaanse studie uit 2013 onder medewerkers in alle lagen van bedrijfsleven en overheid, uitgevoerd door KPMG. Cools, die naast zijn wetenschappelijke werk topbestuurders adviseert, is daarover niet verrast en pleit ervoor het sturen op targets zelfs helemaal af te schaffen. „Onderzoek toont keer op keer aan dat een sterk hiërarchische cultuur waarin targets dominant zijn, wangedrag in de hand werkt. Het is vergelijkbaar met topsport, ook daar zie je voortdurend de neiging om vals te spelen.”

Brigit de Lange herkent de hoogspanning aan de top. Vooral wanneer de directie zich weer eens voorbereidde op vergaderingen met de raad van commissarissen over de resultaten. „Eén grote stresshappening was dat altijd”, zegt ze. „Dan moesten de cijfers op het allerlaatste moment toch nog weer op een andere manier worden doorgerekend bijvoorbeeld.”

Omdat ik de FIOD meteen doorstuurde naar de bestuurskamer, kreeg ik achteraf het verwijt dat ik had moeten vertragen

Directieassistente, anoniem

Angst voor vergelding

Vraag is natuurlijk: wat doen directieassistenten als ze zien dat een manager integriteitsregels overtreedt? Meestal niets, zo blijkt. Slechts een kwart van de respondenten zegt er iets van wanneer ze rechtstreeks geconfronteerd worden met onethisch gedrag van hun baas. Meestal voelen ze zich niet veilig genoeg.

Dat is herkenbaar, zegt een directieassistent van een groot Nederlands bedrijf, die anoniem wil blijven om vrijuit te kunnen spreken. Ze vertelt dat ze in een van haar eerste weken in functie een vraag stelde over een vreemde declaratie van haar baas, die privékilometers opgaf als zakelijk. „Hij maakte direct duidelijk dat het de laatste keer was dat ik zo’n vraag had gesteld. Dan pas je in het vervolg wel op.”

Daarbij komt dat van directieassistenten verregaande loyaliteit en discretie wordt verwacht. En dat is ook begrijpelijk, vindt de directieassistent van het grote Nederlandse bedrijf, omdat je op die positie veel weet van een bestuurder, zowel privé als zakelijk. Ze noemt de verhouding tussen directeur en assistent daarom „de meest persoonlijke van alle werkrelaties”.

Maar soms botst loyaliteit met integriteit. Ze geeft nog een voorbeeld uit eigen ervaring. „Op een dag stond de FIOD plotseling aan mijn bureau. Omdat ik ze meteen doorstuurde naar de bestuurskamer, kreeg ik achteraf het verwijt dat ik had moeten vertragen.”

Een bezoek van de opsporingsdienst is zeldzaam. Maar met integriteitsdilemma’s in welke vorm dan ook krijgen vrijwel alle directieassistenten vroeg of laat te maken, zegt Ingrid de Jong-Kraal. Dat maakt de baan, hoewel „interessant en uitdagend”, ook eenzaam. „Wij zien alles, horen alles, weten veel. Maar het is heel moeilijk om er met anderen over praten.”

Bron: NRC.nl Joris Kooiman

Loopbaanadvies voor secretaresse 45+

Loopbaanadvies voor secretaresse 45+

Ruim 25.000 werkenden vanaf 45 jaar kunnen zich aanmelden voor een ontwikkeladvies. Met dit persoonlijke loopbaanadvies krijgen ze een beeld van hun situatie op de arbeidsmarkt. Vervolgens kunnen ze met een loopbaancoach bepalen welke stappen mogelijk zijn om gezond en werkend hun pensioenleeftijd te bereiken.

Deze regeling is er ook voor secretaresses en managementassistenten. Minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft hiervoor de tijdelijke subsidieregeling loopbaanadvies opengesteld.

In een snel veranderende arbeidsmarkt is het voor werkenden verstandig om regelmatig na te denken over de toekomst van het beroep en hun persoonlijke ontwikkeling. Maar in de praktijk komen mensen daar niet altijd aan toe. Zeker niet als ze goed op hun plek zitten en een druk leven leiden.

Ontwikkeladvies en loopbaancoach

Het Ontwikkeladvies helpt om hier tijdig over na te denken. Daarom vindt minister Koolmees het belangrijk dat werkenden er al vanaf 45 jaar gebruik van kunnen maken. Wie de regeling wil gebruiken, loopt samen met een loopbaancoach vragen na als: wat kun je, wat wil je, hoe ziet de toekomst van je vak eruit en wat is er voor nodig om in de toekomst gezond en met plezier te blijven werken in hetzelfde of in een ander beroep?

Zeven beroepen

De subsidie kan alleen worden aangevraagd door een loopbaanadviseur die over de vereiste opleidingen, ervaring en kennis beschikt om het ontwikkeladviestraject naar behoren te kunnen uitvoeren. Welke eisen dat zijn, is te vinden in het overzicht aanvraagcriteria van het Agentschap SZW. De regeling is beschikbaar voor mensen die minstens 12 uur per week werken in een van de volgende zeven beroepen:

  • Administratief en secretarieel personeel, assistenten en managementassistenten;
  • Cateringmedewerkers;
  • Verkoopmedewerkers en medewerkers logistieke centra in de detailhandel;
  • Gemeenteambtenaren, werkzaam in de domeinen burger- en publiekszaken;
  • Buitengewoon opsporingsambtenaren, bedoeld in artikel 142 van het Wetboek van Strafvordering, toezichthouders en handhavers;
  • Schoonmakers;
  • Ambulancepersoneel en meldkamerpersoneel ten behoeve van de ambulancedienst.
  • Mensen die werkloos zijn, hun werk wegens ziekte niet meer kunnen doen, of waarvoor er een ontslag/reorganisatie regeling van kracht is kunnen niet deelnemen.
  • Binnen de regeling is ook subsidie mogelijk voor een training ontwikkeladvies aan leidinggevenden.

Bron: Management Support

 

Wat is een secretaresse volgens Wikipedia

Nieuwsgierig wat er over secretaresse op Wikipedia staat? Een oubollige omschrijving, vooral die baas…dus als je je even wilt ontspannen en dit leest ben ik benieuwd wat jij ervan vindt.

Een secretaresse is een persoon die vaak als werknemer het secretariaatswerk opneemt voor meestal een functionaris of een instantie in een ondersteunende rol. Dit kan gebeuren als iemand zelf geen tijd heeft om zich daarmee bezig te houden, bijvoorbeeld artsen of directeuren. Een secretaresse is niet de vrouwelijke vorm van secretaris. Een ‘mannelijke secretaresse’ heeft doorgaans als functiebenaming secretariaatsmedewerker.

Secretaressen hebben vaak op hun beurt collega’s die hen kunnen helpen met eenvoudiger taken, dit zijn de administratief of secretarieel medewerkers.

Elke derde donderdag van april is het secretaressedag. Op die dag worden secretaressen in het zonnetje gezet, waardoor het ook een hoogdag is voor de bloemenverkopers.

Het secretariaatswerk bestaat voornamelijk uit het verrichten van zeer uiteenlopende administratieve taken:

  • ondersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de baas
  • beantwoorden van vragen van de baas over organisatorische punten
  • bijhouden van de afsprakenagenda
  • bijhouden van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
  • uittypen van brieven, verslagen, offertes
  • telefoon, e-mail en fax beantwoorden
  • archiveren van stukken
  • contact opnemen met klanten of patiënten
  • notuleren bij gesprekken of vergaderingen
  • organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.

Ook zijn er afdelingssecretaressen die niet de werkzaamheden van één persoon ondersteunen, maar van een hele afdeling.

https://nl.wikipedia.org/wiki/Secretaresse

Solliciteren via social media

Solliciteren via social media
Uit het Monster Year Report van Monsterboard blijkt dat sollicitaties steeds vaker ook verlopen via social media.
Een WhatsApp berichtje sturen om meer te weten te komen over uw nieuwe droombaan? Het kan. Solliciteren via Skype of Facetime? Ook dat kan. Allemaal handig via de mobiel. Dit vereist niet alleen een andere manier van werken van recruiters, maar ook van jou als sollicitant. Monsterboard deelt graag een aantal zaken om op te letten bij solliciteren via social media.

Laat goed zien wie je echt bent
Die feestfoto op Facebook? Dat kan zeker. Als het past bij wie je bent natuurlijk. Wees bewust van jouw digitale footprint en wat je uitstraalt door het posten van bepaalde foto’s op social media. Let er vooral op dat je niet alles openbaar en dus zichtbaar voor iedereen plaatst. Als je solliciteert via social media is het belangrijk goed na te gaan welke informatie je hiermee prijs geeft. Is jouw gebruikersnaam professioneel genoeg? Welke pagina’s vindt je leuk op Facebook? Hoe heb je laatst gereageerd op Twitter? Alles is zichtbaar.
Als je met een potentiële werkgever communiceert via WhatsApp, let dan ook op jouw profielfoto. Sommige profielfoto’s zijn leuk voor vrienden, maar geven een minder goede eerste indruk aan jouw nieuwe werkgever dan je wellicht zou willen.

Wees kort en bondig
Een motivatiebrief schrijf je niet even op jouw smartphone. Maar ook via social media wil je meer informatie over jezelf kwijt in bijvoorbeeld een LinkedIn connectieverzoek of een tweet. Solliciteren via social media vraagt om bondige teksten en dus creativiteit. Probeer niet alle informatie in één post te stoppen en verstuur ook niet drie berichten omdat het anders niet past. Kies zorgvuldig wat je wilt zeggen en hoe verleidelijk ook, gebruik geen WhatsApp-taal in het eerste contact. Niet iedereen houdt van smileys.

Neem de tijd, maar reageer ook op tijd
Op social media heb je over het algemeen vluchtiger contact met vrienden en kennissen. Het grote voordeel is dat het allemaal net even wat sneller kan gaan. Maar neem voor het eerste contact met jouw potentiële nieuwe werkgever wel even goed de tijd. Lijkt die baan je echt leuk? Verwoord je met die post de juiste woorden? Je maakt alsnog maar één keer een eerste indruk. En als je een tweet stuurt, zorg dan ook dat je in staat bent om snel te reageren. De reactiesnelheid van Twitter is immers anders dan met een e-mail.

Bereid een videocall goed voor
Wie weleens privé belt via WhatsApp of Facetime weet dat er veel meer bij komt kijken dan een gewoon telefoongesprek en zelfs een live gesprek. Alles is zichtbaar, het beeld is niet altijd even scherp en flatteus in beeld komen is niet altijd even makkelijk. Het is handig omdat je niet hoeft te reizen om iemand te ontmoeten, maar een videocall als sollicitatiegesprek vergt net even een andere voorbereiding. Neem hiervoor dan ook de tijd!

Ben jij rood, groen, geel of blauw

In Management Support staat een heel leuk artikel over “vergader” types, geschreven door Patrick Schriel,  interessant!

Ben je aan het vergaderen en lijkt het of iedereen op een andere golflengte zit en elkaar niet begrijpt? De één domineert de vergadering, heeft het hoogste woord, terwijl de ander alleen maar observeert en nauwelijks iets zegt. Met het DISC-model van verschillende vergadertypes kun je beter afstemmen op de communicatie en gedragsstijl van de ander.

Vergadertypes: Ben jij rood, groen, geel of blauw?
Het DISC-model bestaat uit vier stijlen: Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus. We hebben ze allemaal, in onze eigen unieke mix, in ons. Eén stijl is echter het meest aanwezig en laten we het vaakst zien in ons gedrag. Dit is onze basisstijl. Door elkaars stijl te herkennen en hierop af te stemmen ga je effectiever communiceren en beter vergaderen. Patrick Schriel, DISC-expert, legt uit.

officemanager

Dominant en rood: De D-stijl en vergaderen
Herkenbaar aan: extravert en direct, gedreven, prestatiegericht, hoog tempo, neemt de leiding. Dit is iemand die graag het initiatief neemt tijdens het vergaderen. Communiceert kort en krachtig en neemt beslissingen waar dat kan, ook als dit niet zijn of haar taak is.

Kenmerken:

Valt anderen in de rede, heeft een kort lontje, en gaat gemakkelijk het conflict aan. Trekt de vergadering steeds naar zich toe en laat zichzelf niet interrumperen. Wil geen lange discussies. Wil altijd winnen en zal er zo veel mogelijk uit willen halen. Kan star zijn en niet willen toegeven, waardoor de vergadering vast kan lopen. Heeft geen enkel probleem met nee zeggen. Stelt makkelijk grenzen.
Handleiding voor de D-stijl:

Beantwoord vooral de Wat-vragen en geef richting. Wees duidelijk, kort en krachtig en blijf bij de kern van het onderwerp.Focus op feiten en argumenten. Dus op het resultaat, niet op de problemen. De D-stijl gaat snel de confrontatie aan, ga die dan ook niet uit de weg.
Bereid je goed voor, de D-stijl zal je hierin testen. Wil je snel een beslissing van een D? Geef een paar duidelijke opties om uit te kiezen.
Wat je bij een D niet moet doen is met veel details komen, vaag worden, erom heen draaien, en voor hem beslissen.

Interactief en geel: De I-stijl en vergaderen
Herkenbaar aan: extravert en hartelijk, enthousiast, praatgraag, impulsief, verbaal sterk.
Dit is iemand die in een vergadering het hoogste woord voert en graag wil uitweiden over allerlei onderwerpen. Hij of zij kan overal over meepraten, is snel enthousiast, maar kan ook wat chaotisch zijn.

Kenmerken:

Is verbaal heel sterk en heeft altijd een antwoord klaar. Weet lang niet altijd de exacte cijfers en feiten, maar redt zichzelf er altijd weer uit.
Kan de standpunten overtuigend brengen. Heeft moeite om concreet te worden en door te pakken, waardoor de vergadering kan blijven steken.
Zegt liever geen nee. De I houdt mensen graag te vriend. Vraagt zich af wat anderen ervan vinden. Wil geen confrontatie.
Handleiding voor de I-stijl:

Beantwoord vooral de Wie-vragen en geef erkenning voor zijn bijdrage.
Focus op de relatie en de persoonlijke klik. Wees open en enthousiast en kom met levende voorbeelden.
Vraag begrip voor een beperkte spreektijd want spreken doet een I graag.
Luister aandachtig, maar help hem ook concreet te worden en structuur aan te brengen in zijn verhaal.
Wil je snel een beslissing van een I? Zorg ervoor dat hij betrokken is bij de besluitvorming, laat hem zijn mening geven.
Wat je bij een I niet moet doen is met veel details komen, hem negeren of kortaf en onpersoonlijk worden.

Stabiel en groen: S-stijl en vergaderen
Herkenbaar aan: introvert en betrokken, vriendelijk, attent, teamplayer, harmonie, gesloten.
Dit is iemand die zich afwachtend en rustig zal opstellen in een vergadering. Laat anderen uitspreken en zal zich pas mengen in een gesprek als hij zich veilig genoeg voelt, of wanneer hij hiertoe uitgenodigd wordt.

Kenmerken:

Houdt zich liever op de achtergrond en vindt het lastig zich verbaal te laten gelden. Zal niet snel uit zijn slof schieten. Komt sympathiek en aardig over.
Is een bemiddelaar en kan heel goed compromissen sluiten die voor alle partijen acceptabel zijn. Kan zich laten overstemmen en hierdoor te veel weggeven.
Kan eigenlijk geen nee zeggen. De S is altijd hulpvaardig. Houdt altijd rekening met de ander, zelfs ten koste van zichzelf.

secretaresse
Handleiding voor de S-stijl:

Beantwoord vooral de Hoe-vragen en geef duidelijk instructie, stap voor stap, wat je van hem verwacht.
Focus op de relatie en veiligheid. Vermijd hoge spanningen en confrontaties, maar daag hem wel uit stelling te nemen.
De S zal zich in eerste instantie wat op de vlakte houden, vraag door als dit nodig is.
Wil je snel een beslissing van een S? Wees ook duidelijk wanneer je een antwoord wil, nodig hem uit, en bouw zekerheden en garanties in.
Wat je bij een S niet moet doen is van de hak op de tak springen, directief worden en te snel een beslissing willen forceren. Dan gaan de hakken in het zand.

Consciëntieus en blauw: De C-stijl en vergaderen
Herkenbaar aan: introvert en gesloten, denker, observator, afwachtend, analytisch en precies.
Dit is iemand die rustig is en nauwkeurig luistert. Hij heeft zich goed voorbereid en nagedacht over de onderwerpen. De C stelt gerichte vragen, heeft een mening, maar wacht wel op zijn beurt om iets te zeggen.

Kenmerken:

Is wat formeel, kent de vergaderstukken maar kan stug overkomen. Valt terug op kennis en inhoud en is niet van de oneliners. Kan cynische opmerkingen maken als hij het ergens niet mee eens is.
Is een scherpe onderhandelaar en weet precies wat er is weggegeven en wat er al binnen is gehaald. Kan te rationeel en inflexibel zijn, waardoor de vergadering stroef en langdurig kan zijn.
Kan nee zeggen, maar niet direct. Wil er graag over nadenken om later de nee te kunnen onderbouwen.
Handleiding voor de C-stijl:

Beantwoord vooral de Waarom-vragen en geef voldoende informatie. De C-stijl wil graag zijn eigen analyse kunnen maken.
Focus op de feiten, details en geef garanties, anders gaat de C wantrouwen. Bevestig de gemaakte afspraken.
Een C-stijl is een kritische en afwachtende luisteraar en wil geen fouten maken. Hierdoor kan hij soms te laat reageren. Betrek hem daarom direct en actief in de discussie wanneer dit nodig is.
Als de C moet presenteren, verzoek hem dan om alleen de hoofdlijnen te bespreken in plaats van alle details.
Wat je bij een C niet moet doen is persoonlijk worden, hem onder tijdsdruk zetten en de details achterwege laten.

Auteur: Patrick Schriel

 

 

Vijf tips voor goed agendabeheer

Als werving- en selectiebureau voor secretaresses heeft NLOffice in 2016 een goed jaar gedraaid, zo druk zelfs dat we even vergeten zijn om te bloggen. Bij deze vijf tips voor een optimaal agendabeheer 2017

  1. Overleg elke week met je leidinggevende.

De succesvolle secretaresses communiceren met hun managers en vragen om duidelijke afspraken. Is de omschrijving te vaag of snap je de betekenis van de actie niet, vraag het na, dan is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren.

  1. Inkopper: stel terugkerende afspraken in. Kijk ze wel regelmatig na, of alle betrokkenen nog betrokken zijn.
  1. Houd de agenda daar waar mogelijk flexibel, houd rekening met uitlopers, inmiddels weet je al vaak wel waar de knelpunten zitten.
  1. Zet deadlines in de agenda, de kans van slagen van acties is groter als er deadlines gehanteerd worden.
  1. Vergeet de reminders niet: zet to do’s in de agenda met een reminder, ook voor je eigen agenda.

Heb je nog aanvullingen? Dan horen we dat graag, altijd goed om van elkaar te leren.

 

 

Een goed Linkedin profiel voor de management ondersteuner

Een goed Linkedin profiel

NLOffice is gespecialiseerd in de werving en selectie van professionele management ondersteuners. Hoe vinden wij de juiste kandidaat voor onze opdrachtgevers? En wat kan jij als kandidaat er aan doen om in beeld te komen.

management ondersteuner

NLOffice

Door je als management ondersteuner in te schrijven bij NLOffice word je opgenomen in ons bestand en daardoor zullen we eerder contact met je opnemen als er zich een vacature voordoet die aansluit bij jouw profiel. Ook als je (nog) niet actief op zoek bent naar een nieuwe baan. Maar ook net zo belangrijk voor ons is het zoeken naar de juiste kandidaat op Linkedin. Voor ons is Linkedin een belangrijke bron van informatie.

Linkedin

Wat kan jij er aan doen om als management ondersteuner gezien te worden op Linkedin?

  1. Maak een duidelijk profiel aan met de juiste steekwoorden die precies beschrijven wat je doet/zoekt, zodat een toekomstige werkgever snel kan screenen of er een match is
  2. Mocht je een baan zoeken, zet er dan bij available/beschikbaar
  3. Zet er een leuke, zakelijke foto van jezelf bij
  4. Zorg ervoor dat NLOffice contact met je kan opnemen, dus zet in ieder geval een e-mail adres op je Linkedinprofiel
  5. Zet je Linkedin profiel ook open zodat we je kunnen uitnodigen om te linken, klinkt misschien als een open deur, waarom zit je anders op Linkedin, maar we komen dit ook tegen

En nu denk je misschien: ik heb het hier veel te druk voor en ik zoek helemaal geen nieuwe baan, maar bedenk dat niemand meer zijn of haar hele leven bij dezelfde organisatie werkt. En voor management ondersteuners geldt dat ook zeker. Als er een nieuwe CEO wordt aangenomen neemt hij of zij niet zelden zijn eigen ondersteuner mee.

En mocht je advies willen over hoe je het beste je profiel kunt inrichten, dan kun je ons altijd bellen, wij helpen je graag.

 

 

 

Train jouw Brain

Deze week in de Management Support een leuk artikel van Aline de Bruin over het trainen van je brein. Simpel maar effectief.

Iemand komt enthousiast op je aflopen. Jij raakt in paniek: je kent hem wel van gezicht, maar zijn naam ben je vergeten. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om je brein te gaan trainen zodat je lastige situaties als deze in de toekomst zoveel mogelijk voorkomt. Doe je voordeel met deze 5 tips.

1. Herhaal jezelf
Uit onderzoek blijkt dat je bepaalde gebeurtenissen, namen of feiten beter onthoudt als je ze herhaalt. Je hebt bijvoorbeeld een nieuwe collega en hij stelt zich aan je voor. “Hallo, ik ben Hans de Groot.” Reageer dan niet met “Welkom!” of “Leuk je te ontmoeten”, maar zeg “Welkom Hans!” Door zijn naam te herhalen, heb je de kans meteen twee keer zo groot gemaakt dat je zijn naam onthoudt en hoef je dus ook niet meer op te zoeken hoe die collega ook alweer heette als je hem wat documenten moet e-mailen.

2. Begin klein
Waarschijnlijk pak je tijdens de lunchpauze zonder nadenken je mes en vork op en begin je te eten, want ons dagelijks leven bestaat uit talloze handelingen en processen waar we niet eens meer bij nadenken. Maar ooit heb je als klein kind moeten leren om met mes en vork te eten. Dat ging waarschijnlijk niet helemaal goed in het begin en de kans is groot dat de halve tafel onder het eten lag, maar je deed het wel. Nu – tientallen jaren later – denk je niet eens meer bij die beweging na. Goed nieuws: dat principe werkt nog steeds. Je kunt jezelf nieuwe manieren van werken aanleren door gewoon ergens te beginnen. Stel: je bent een uitsteller en je wacht altijd tot het laatste moment voor je aan een project begint. Maar je kunt er ook voor kiezen om de volgende keer gewoon te beginnen, met iets kleins. Als je altijd opziet tegen het opruimen van je bureau, pak dan één stapeltje papier en zoek dat uit. Je hoeft nog niet eens per se al dat papier op te ruimen, zolang je maar bedenkt wat je ermee gaat doen. Dan zul je zien dat je brein met de actie aan de slag gaat en dan gaat het als het ware bijna vanzelf.

3. Leer iets nieuws
Het klinkt voor de hand liggend, maar hoe meer je je brein gebruikt, hoe beter het gaat werken. Leer bijvoorbeeld een nieuwe taal. Zweedse onderzoekers ontdekten met de hulp van hersenscans dat je hersenen zelfs letterlijk groeien bij het leren van een tweede taal. De groei zit hem met name in de hippocampus: het deel van de hersenen dat van groot belang is voor onze ruimtelijke oriëntatie en ons geheugen. In de hippocampus worden herinneringen tijdelijk opgeslagen, voordat ze voor de lange termijn worden opgeslagen elders in het brein.

4. Ga sporten
Lichaamsbeweging is niet alleen goed voor je lijf, maar het helpt ook je brein. Zelfs een korte work-out van twintig minuten zorgt er al voor dat je informatie beter kunt verwerken. En niet alleen dat: sporten zorgt er ook voor dat je hersenen gemakkelijker nieuwe connecties maken. Je leert sneller en je wordt alerter.

download

5. Breng tijd door met de mensen van wie je houdt
Als je jezelf cognitief goed wilt ontwikkelen, is het belangrijk om goede relaties op te bouwen met de mensen om je heen. Ga maar na: als je ergens mee zit, kan het heel erg helpen om erover te praten met iemand die dicht bij je staat. Na zo’n gesprek voel je je opgelucht en het helpt je vaak ook om dingen meer in perspectief te krijgen. De kans is groot dat je heel anders tegen een bepaald probleem aankijkt als je er eenmaal met iemand over hebt gepraat.

Interim secretaresses hebben vragen over DBA

Ben jij interim secretaresse en weet jij wat de consequenties zijn van deze nieuwe wetgeving die per 1 mei 2016 van kracht is? Heb jij ook vragen hoe nu verder met de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (Wet DBA)?  Met de VAR die verdwijnt en de DBA die verschijnt zijn we voorlopig nog niet klaar.

secretaresse

Wat je kunt doen is een van de model overeenkomsten gebruiken die je kunt downloaden op de site van de belastingdienst. Als er afwijkingen zijn in dit model, hetzij aangebracht door jezelf of een opdrachtgever, leg de DBA dan voor aan de belastingdienst, je kunt ze mailen op alternatiefvar@belastingdienst.nl.

In ieder geval moet je de geel gearceerde stukken niet verwijderen. Wat nog niet duidelijk is als de interim secretaresse zonder intermediair wordt ingehuurd, is de gezagsverhouding.

Als je als PA je voor een manager werkt, is sprake van een gezagsverhouding. Hoe daar mee omgegaan wordt, is nog niet duidelijk. Als je via een intermediair werkt is er in ieder geval geen sprake van een gezagsverhouding.

Onderzoek onder ZZP’ers

Uit een peiling door TNS-Nipo in opdracht van uitzenders Randstad, Tempo-Team en Yacht blijkt dat negen op de tien zelfstandigen verwachten dat het moeilijker wordt om nieuwe opdrachten binnen te halen door het verdwijnen van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) per 1 mei.

De introductie van de nieuwe model- en maatwerkovereenkomsten leidt tot meer administratieve rompslomp, denkt een grote meerderheid van zzp’ers en organisaties. Ruim 70% van ondernemingen voorziet een hoger risico op boetes en naheffingen bij zzp-inhuur.

 

 

Hoe lang blijf je flexwerken?

Nederlandse arbeidskrachten met een flexibele baan blijven langer dan vijf jaar flexwerken. Dit is het geval bij een op de tien werknemers, zonder vast werk. Dat stelt het Centraal Bureau voor de Statistiek dinsdag.

Het CBS deed daarvoor onderzoek naar bijna 800.000 werknemers die in 2007 een flexibele baan kregen en geen onderwijs meer volgden. Vijf jaar na de instroom in de flexibele schil was 8% nog steeds flexwerker.

officemanager

Uitkering

Van de werknemers die binnen vijf jaar stopten met flexwerken, stroomde 41% door naar een vast dienstverband en kwam 22% in een uitkeringssituatie terecht. Bij uitstroom uit de flexibele schil had 22% geen werk of uitkering. Circa 6% ging aan de slag als zelfstandige.

Volgens het CBS is de doorstroom van flexibel naar vast tijdens de economische crisis in 2008 afgenomen. Arbeidskrachten die na 2008 als flexwerker zijn begonnen, krijgen vaker een uitkering dan collega’s die daarvoor zijn gaan flexen.

Meeste kans

De meeste kans op een vaste baan hebben flexibele krachten in het openbaar bestuur. Van de flexwerkers heeft twee derde na vijf jaar een vaste baan. In onderwijs, gezondheid en welzijn is dit ruim de helft, aldus de onderzoekers.

Minder rooskleurig zijn de baanperspectieven in de landbouw, bosbouw en visserij. Slechts een op de vijf flexibele krachten bemachtigt een vast contract, 38% komt terecht in een situatie zonder werk, met uitkering.

In de cultuur- en sportsector stromen relatief veel flexwerkers uit naar een baan als zelfstandige, aldus het CBS.

Maurice Geluk,  artikel FD van 22 maart