Alle berichten van Marijke Wijnbergen

Op zoek naar een origineel afdelingsuitje?

Misschien een leuk idee om jezelf en je collega’s een sessie van Simone Sombroek cadeau te doen. Onder haar begeleiding krijg je meer inzicht in jezelf: in je kwaliteiten, je richtingen, je handen, je drijfveren én je kleuren. Dat is meestal heel verrassend! Maar vooral leerzaam en ontzettend leuk.

119204721357131924_DrIwCUVw_c

Wat zeggen je kleuren en je handen over jouw handelen? 

Wij jij iemand beter begrijpen? Welke resultaten wil jij verbeteren op je werk, tijdens een bijeenkomst of privé? I love Colours heeft een kleurrijke handleiding samengesteld voor een ‘teamkleurenanalyse in een handomdraai’.  Met als doel jezelf en de ander beter te leren begrijpen, kleur-karakter bewust worden noemen we dat. Kleuren geven aan wat ons van binnenuit drijft in ons gedrag. Wat je in beweging zet, wat je kwaliteiten zijn en wat je energie geeft. Kleuren zijn ook een uiting van je drijfveren en beïnvloeden wat we zien en hoe we op andermans gedrag reageren.

I love Colours

Haar bedrijf, I love Colours, combineert de uitkomsten van een drijfverentest met het lezen van je eigen handen om meer inzicht in je handelen te krijgen. In een dag (deel) leer je dit herkennen. Je leert waar je kracht ligt en wat je daarmee kunt doen. Daarnaast herken je de gedragspatronen en drijfveren van jezelf en je collega’s makkelijker.

Haar concept is uniek, leuk en leerzaam.

Ze heeft dit jaar een leuke aanbieding, een Kerstworkshop, kijk voor meer info op www.ilovecolours.nl/sessies/workshops.html

Zo bereid je je mailbox voor op je vakantie

Zonder (werk)stress op vakantie? Het kàn, met de goede voorbereiding! Voorkom dat je mailbox bij terugkeer op ontploffen staat en verwerk je e-mails snel en efficiënt door je mailbox nu al op je vakantie voor te bereiden:

Mailbox op vakantie

  • Geef je mailbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.
  • Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.
  • Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.
  • Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met ‘dringende’ zaken.
  • Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.
  • Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen – dat kan door het instellen van ‘regels’. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e-mails je eerst moet behandelen.
  • Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard vooraf gebriefd hebt over je contacten en projecten).
  • Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie).
  • Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.
  • Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan de eerste dag dat je weer op kantoor bent.
  • Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen ná je terugkeer weer uit. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken, voor en na je vakantie.
  • Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden ontvangen. Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.

Tot slot nog dit: hou nu al zeker de eerste dag na je vakantie vrij in je agenda om je e-mails door te nemen, bij te praten met je vervanger en je werkplanning op te stellen.

Auteur: Sara van Wesenbeeck | Professional organizer | Personal effectiveness trainer | Spreker | Mentor | Personal & Business coach | Auteur van ‘Het slimme organizing boek’ & ‘Het slimme budgetboek’, gepubliceerd op managementsupport.nl

Hoe krijg ik meer gedaan met email?

Overtuigen met zachte hand via de email.

Als we met elkaar praten kun je aan de ander zien wat er niet gezegd wordt. Non verbale communicatie  is heel belangrijk. Dus als het er om gaat  gaan we vergaderen en als het niet anders kan bellen. Hoe doen we dat dan met onze schriftelijke communicatie? Als je zakelijk schrijft is het nog steeds heel gebruikelijk om afstandelijk = zakelijk te schrijven en vaak ook nog met veel deadlines en onderliggende dwang. Als ervaren secretaresse of personal assistant heb je dit vast al vaker aan de hand gehad.

zeesterren-die-elkaar-helpen-890x395_c

Een paar tips om meer gedaan te krijgen via de mail

  1. Als je iets van iemand gedaan wil krijgen, gebruik dan geen commanderende teksten. Dus niet: ik wil dat je eind volgende week je projectvoorstel indient, maar schrijf: ik hoorde dat het projectvoorstel al bijna is afgerond, wat fijn dat het zo snel en soepel loopt. Zou je eind volgende week de eerste opzet aan mij kunnen mailen? Dan kunnen we een planning maken hoe we verder gaan.
  2. Het is heel handig om de ontvanger van de mail uit te leggen wat je aan het doen bent en wat je wil bereiken. Door uit te leggen waarom je de eerste versie van het projectvoorstel nodig hebt, je wilt namelijk een planning maken, betrek je de ontvanger in het proces.
  3. Als je verwacht van mensen dat ze alles wel begrijpen en geen toelichting nodig hebben, loop je de kans dat er niet voldoende inzet is, omdat de noodzaak van het even doorpakken niet wordt gezien. Uitleggen of desnoods herhalen waar je in het proces bent en wat je verwacht is heel nuttig.
  4. Als je iemand iets vraagt via de mail en je hebt het echt dringend nodig, schrijf dat je nog contact opneemt om even te overleggen. Dan zit er meer zachte drang achter en dit toont ook betrokkenheid van de zender van de mail.
  5. Als je een mail krijgt waar je tussen de regels door kunt lezen dat de zender boos/ongerust/gekwetst/emotioneel is, ga dan even langs of pak de telefoon. Antwoorden vol (on) begrip heeft niet veel zin. En dit haalt meteen de druk van de ketel, zodat de situatie niet kan escaleren.

 

Vrouwen, baby’s en de arbeidsmarkt

Vrouwen, baby’s en de arbeidsmarkt.

Vooral vrouwen, jongeren en hoogopgeleiden verwachten dat hun kansen op de arbeidsmarkt nadelig zullen veranderen als zij een kind zouden krijgen. Ook mannen denken dat het ouderschap veel meer effect heeft op de arbeidskansen van vrouwen dan van henzelf. Dat heeft het CBS bekendgemaakt. Er is dus niet veel veranderd in de loop der jaren en is de keuze weer het aanrecht? 

huisvrouw

Van de vrouwen zonder kinderen verwacht 58 procent dat het ouderschap schadelijk is voor de eigen arbeidsloopbaan. Dat aandeel is aanmerkelijk hoger dan bij mannen, van wie 24 procent een nadelig effect voor zichzelf verwacht. Deze verwachtingen sluiten aan bij de feitelijke situatie op de arbeidsmarkt. Zo werken vrouwen met kinderen gemiddeld beduidend minder uren dan mannen met kinderen, en verdienen ze ook duidelijk minder per uur (bij dezelfde leeftijd en opleiding).

 Hoogopgeleiden

Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting. Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting.

Laagopgeleiden verwachten wel problemen bij het combineren van werk en ouderschap, dat hebben hoogopgeleiden weer niet, zij verwachten dat het combineren van werk en kind goed af te stemmen is.

Twintigers verwachten ook dat ouderschap nadelige gevolgen heeft voor hun loopbaan, dertigers juist weer minder. Dat kan te maken hebben met een gevorderde arbeidscarrière of omdat kinderen krijgen rond de dertig vaker voorkomt.

Wat is jouw ervaring?

Omdat veel management ondersteuners dames zijn, zouden we het leuk vinden als jij je mening hierover geeft. Wij ontmoeten veel interim secretaresses, die lange uren maken en lang niet iedereen heeft kinderen. Bewust kiezen voor je carrière en weten dat dit niet samen gaat met een gezin is een trend die wij zien. Ben je het daar mee eens of oneens? Laat het ons weten.

Social media; zo ziet het eruit in het echte leven

Zo ziet mijn social media leven er in het echt uit

Als je aan het solliciteren bent of op zoek naar een nieuwe opdracht als interim secretaresse, krijg je adviezen om beter “zichtbaar” te worden op social media. Dus dan ga je je cv op Linkedin bijwerken, zodat je meer views krijgt, wordt actief op Facebook voor “likes” en begint dan ook maar met Twitter. Dit filmpje op Youtube van Jena Kingsley wat wij doen met social media en hoe dat er dan in het echte leven uitziet is echt hilarisch.

Hoe maak ik mijn leven makkelijker met 3 slimme apps

Met deze 3 apps maak je je zakelijk leven een stuk eenvoudiger, het kost je minder tijd en geld. Daarnaast kan de management assistant zich dan op andere taken richten. Rust, reinheid en regelmaat zijn voor kinderen van belang, maar dit geldt zeker ook voor ondernemers. Visitekaartjes die op het nachtkastje liggen, benzinebonnen die op de trap slingeren. Herken je dit? Lees dan hoe je je leven een stukje eenvoudiger kan maken, zonder dat je meteen een assistant nodig hebt.

 secretaresse geeft overzicht

Uren-en kilometerregistratie

Toggl is een app voor het invoeren van je uren, als je met je werk begint dan druk je op de knop en als je klaar bent weer. Er staat ook nog eens op voor wie je hebt gewerkt en wat je werkzaamheden zijn. Deze tool is zowel geschikt voor web, desktop als voor Android en iPhone. Toggle kost 5 dollar per maand, maar zzp’ers kunnen al goed uit de voeten met de gratis basisversie van deze tool. Verder is er urenregistratie van Apple, http://bit.ly/urenschrijven, deze download je uren weer naar Excel. Beide tools zijn handig voor adviseurs, freelancers, interimmers en advocaten. Een grote ergernis is ook het bijhouden van de kilometers, niet alleen voor de belastingdienst, maar ook voor opdrachtgevers. Ritmeter voor Android en Iphone lossen dit probleem voor je op.

Overzicht

Door CamCard raak je nooit meer een visitekaartjes kwijt. Met deze app worden de kaartjes gedigitaliseerd. Ze kunnen direct worden gescand, opgeslagen en op elk moment worden bekeken. Weg met die boekjes voor visitekaartjes en leeg je portemonnee. Gegevens overtypen is niet meer nodig.

rommelig kantoor

Online administratie

Met online boekhouding is men minder tijd kwijt aan de administratie. Zo worden met Moneybird eenvoudig offertes en facturen gemaakt. Met FiscBook kunnen ook de btw-aangifte en klantenbeheer worden geregeld. Reeleezee kun je hiervoor ook gebruiken.

Toch nog een een interim secetaresse nodig?

Waarom heb je dan nog een interim secretaresse nodig als al die apps het werk uit handen nemen? Wat dacht je van:

  • Altijd een professional met de meest actuele kennis
  • Expertise voor de tijd dat nodig is
  • Nauwelijks inwerktijd nodig
  • Geen werkgeversrisico
  • Continuïteit: het werk blijf niet liggen

 

Solliciteren en het Horn-effect

Solliciteren en het Horn-effect

In het vorige blog ging het over het Halo-effect bij een sollicitatie als secretaresse, dat je na de eerste indruk niets meer fout kunt doen en dat je allerlei kwaliteiten krijgt toegedicht die je misschien wel helemaal niet hebt. Het tegenovergestelde daarvan is het Horn effect, de term Horn is afgeleid van het Engelse duivelshoorn. Je voelt al dat dit niet goed gaat……

Het Horn-effect

Helaas geen goede eerste indruk
Helaas geen goede eerste indruk

Het Horn-effect is de vooringenomenheid op basis waarvan wij vooroordelen hebben over iemands karakter of geschiktheid voor de baan op basis van één enkele- of een gering aantal eigenschappen die wij observeren. Vervolgens gaan we volledig onbewust opzoek naar eigenschappen die onze eerste indruk en oordeel bevestigen.

Je kunt je dus voorstellen dat een sollicitant, na het maken van een slechte eerste indruk, eigenlijk nog maar weinig kans van slagen heeft. De cognitieve bias van de beoordelende persoon beïnvloed alle volgende indrukken die de sollicitant achterlaat in negatieve zin. Automatisch wordt er gezocht naar redenen waarom de slechte indruk de juiste was. Er wordt gezocht naar redenen waarom de kandidaat is niet geschikt: het Horn-effect. (bron sollicitatiedokter) 

Ai, ai

Wat zitten mensen dan toch simpel in elkaar, tenslotte is het met mij en de grootmoeder van mijn man toch ook  weer goed gekomen (zie vorige blog het Halo-effect), maar hoe zit dat dan? Ik maakte geen goede eerste indruk, maar zij had niet zoveel keus, ze moest wel met me door, want als je man zich nog door z’n oma laat beïnvloeden is er iets ernstigs mis, z’n moeder begrijpen we (misschien) nog wel. Bij een sollicitatie heb je dus geen schijn van kans als je geen goede eerste indruk maakt, want die kans krijg je maar een keer. Dus zorg voor een goed verzorgd uiterlijk, geen spijkerbroek, nette schoenen, niet te bloot en niet teveel make-up en parfum. Geef een hand en zeg vooral niet Hallo, daar is het met mij en grootmoeder misgegaan.

 

Solliciteren met het Halo-effect

Solliciteren met het Halo-effect

Er zijn tal van onderzoeken naar gedaan: als je mooi en slim bent krijg je eerder een baan. Dat weten we allemaal wel, maar wat als je nou niet zo mooi en slim bent? Kennis is macht, dus lees dit blog over het Halo-effect en gebruik het in je voordeel als je op zoek bent naar een nieuwe opdracht of baan als secretaresse.

Bhuda

Halo-effect

Ik heb van de oma, sorry, de grootmoeder van mijn man geleerd dat je nooit Hallo mag zeggen als je iemand voor de eerste keer ziet, dat was dus het verkeerde Hallo effect, maar daarover later meer. Wat is het Halo =heiligenkrans effect? De wetenschapper Edward Thorndike heeft hier al in 1920 onderzoek naar gedaan. Hij liet zien hoe mensen bij het waarnemen van een bepaalde kwaliteit geneigd zijn om hier allerlei andere kwaliteiten bij te bedenken. Door verschillende andere kwaliteiten te verbinden aan een gepercipieerde goede kwaliteit ontstaat er een vertekend beeld van de persoon in kwestie. Dus hoe graag we ook objectief over iemand zouden willen zijn, in feite kunnen we dat niet, want de eerste indruk heeft enorm effect hoe we iemand inschatten. Dit gaat niet alleen over de karakters van kandidaten maar ook over het uiterlijk en welke resultaten we van de kandidaat verwachten.

Dus bereid je goed voor op het sollicitatiegesprek voor een baan als secretaresse en office manager en zorg dat je er piekfijn uitziet. Overigens is het met mij en grootmoeder na deze eerste fatale Hallo ontmoeting wel weer goed gekomen.

 

Handige zakelijke apps: Mail to self en Floatnote

Deze week op BNR gehoord: 2 nieuwe zakelijke apps die handig zijn voor secretaresses: Mail to self for Iphone en Floatnote voor Android, we hebben ze zelf meteen uitgeprobeerd en zijn er erg enthousiast over.

 

Mail to self for Iphone, is gratis

Je kent dat wel: je maakt allerlei notities, die zet je in je agenda van papier ( hoe achterhaalt is dat, maar dat doe ik echt nog), op losse blaadjes, in verschillende notitieblokjes, bij notities of herinnering op je mobiel. Hoe lastig is dat! Verder stuur ik mezelf regelmatig een email met een URL of notitie om iets te onthouden. Ik ben vast niet de enige en de app “Mail to self” biedt een snelle oplossing daarvoor. Je hoeft alleen maar op de knop te drukken vanuit de app om de content naar je eigen inbox te mailen. Ook handig voor management ondersteuners! Kijk voor meer info op http://bit.ly/mailtoself

FloatNote alleen voor Android, is ook gratis

Komt ie weer: het bekende losse (gevaarlijke!) papiertje waar je naar zoekt en waarschijnlijk ook de pen tijdens een telefoongesprek. Met Floatnote maak je snel een notitie op je toestel tijdens een telefoongesprek. Zodra je in een gesprek komt verschijnt er een drijvend schermpje over je standaard bel app. In dat venstertje kun je snel notities maken. Zodra je het gesprek afbreekt wordt de notitie opgeslagen met informatie over met wie je belde en datum/tijd. In de Floatnote app zie je overzichtelijk een lijst met alle notities met daarbij de gegevens inclusief profielfoto van de persoon waarmee je het gesprek had. Ik weet niet zeker hoe dat zit met de privacy, maar handig is het wel. Kijk voor meer info op http://bit.ly/FloatNote

 

(Bron: Geerten van Hooff)

 

 

Het nieuwe werken = plaats en tijdonafhankelijk werken

Medewerkers willen eigen regie over hun werk, hun persoonlijke ontwikkeling en hun HR-zaken. Werkgevers bevestigen op hun beurt het belang van de ontwikkeling van medewerkers; het is zelfs hun belangrijkste prioriteit voor 2015. Dit blijkt uit de Raet HR Benchmark 2014-2015. Het nieuwe werken is voor secretaresses ook aan de orde, ook voor deze doelgroep is er al een aantal jaren een beweging naar plaats en tijdonafhankelijk werken, denk bijvoorbeeld aan het toenemend aantal virtual assistants.

Het nieuwe werken foto

Medewerkers willen plaats- en tijdonafhankelijk werken

Uit dit onderzoek blijkt dat 56% van de medewerkers het belangrijk vindt om zelf de werktijden te kunnen bepalen. Ook de mogelijkheid om zelf een werkplek te kiezen is belangrijk voor veel medewerkers; 47% van hen hecht hier waarde aan. Bij medewerkers leeft duidelijk een behoefte aan output gestuurd leiderschap. Medewerkers willen beoordeeld worden op de resultaten die ze met hun werkgever afspreken (58%).

Medewerkers zoeken vastigheid in contractvorm

 Medewerkers hechten waarde aan plaats- en tijdonafhankelijk werken, maar zoeken vastigheid in hun contract. Bijna 80% van de medewerkers met een contract voor bepaalde tijd vindt het belangrijk dat dit contract wordt omgezet in een vast contract. 42% van de werkgevers verwacht in de aankomende drie jaar echter een toename in het aantal medewerkers met een tijdelijk contract. Dit komt dan weer overeen met het groeiend aantal zzp’ers in de afgelopen jaren.